O teletrabalho (ou trabalho à distância) é um termo utilizado para designar o trabalho de pessoas que utilizam um computador equipado com acesso a uma rede de internet e que fazem parte do quadro de uma organização, mas não necessitam de comparecer às instalações da mesma para desempenhar a suas funções.

Por se tratar de uma atividade realizada em casa, o teletrabalho apresenta características que a diferem de outras formas de trabalho. No entanto, o trabalhador deve ser tratado como um profissional, devendo cumprir o horário de trabalho, definir tarefas a executar e o local de trabalho e estar contactável durante o período laboral.

O teletrabalho é uma solução que permite conciliar a atividade profissional com a responsabilidade familiar. No entanto, podem ocorrer inúmeros problemas, a nível da saúde ocupacional, relacionados com o teletrabalho, destacam-se:

  • Longas horas ou redução de horas de trabalho;
  • Aumento do stresse na vida pessoal e no trabalho e burnout;
  • Implicações no descanso e recuperação;
  • Ausência de suporte entre colega e superiores;
  • Utilização de espaços inadequados ao trabalho, causando problemas posturais;
  • Desrespeito aos compromissos pessoais;
  • Conflito na vida profissional ou no trabalho.

Dos problemas referidos podem resultar:

  • Distúrbios do sono;
  • Fadiga;
  • Isolamento social, não só dos colegas, bem como dos familiares;
  • Aumento do stresse na vida profissional e na vida familiar;
  • Burnout;
  • Aumento da obesidade por não haver controlo da alimentação.

Por forma a minimizar os riscos para saúde dos trabalhadores que realizam teletrabalho, seguidamente são expostas medidas preventivas que cada trabalhador deve adotar para gerir a fronteira entre trabalho e vida pessoal.

 

Escolher e definir o espaço

Como trabalhador de teletrabalho, deverá criar um ambiente distinto onde irá trabalhar, uma zona onde não será interrompido pelos amigos ou família, sobretudo se tem crianças no agregado familiar.

É importante que exista um espaço na sua casa, especificamente reservado para a sua atividade profissional como teletrabalhador. Importa referir que o teletrabalho requer equipamento informático e ainda acesso à internet.

De um modo geral, as habitações não possuem muitas divisões nem são, no caso de serem apartamentos, muito grandes, pelo que o aproveitamento do espaço se torna crítico. Caso haja necessidade de partilha do espaço pela família, poderá estar a criar-se uma situação potencialmente perturbadora do bem-estar familiar e da sua produtividade.

De forma a mitigar estes problemas, podem ser adotadas soluções, como por exemplo:

  • um quarto reservado exclusivamente para o teletrabalho;
  • um espaço delimitado numa divisão reservada para o teletrabalho. 

 

Apresentam-se algumas sugestões que deverá ter em consideração quando definir o seu espaço de trabalho:

O elemento mais importante num escritório em casa, quer viva num apartamento ou numa moradia unifamiliar, é uma divisão que possua uma porta que se possa fechar.

Se habita num estúdio, deve dividir o seu espaço e "fechá-lo" com um biombo do estilo japonês que o isola quando trabalha e que lhe permite, quando acabar de trabalhar, fechar pelo menos visualmente, o seu “escritório”. Se não separar a sua área de trabalho da área pessoal, o seu trabalho vai fixá-lo constantemente enquanto está a descansar, ver televisão, dormir ou comer.

Outra opção a ter em conta é, se possivel, comprar mobília desenhada para ser fechada e assim ocultar a zona de trabalho. Existem empresas que tem disponíveis secretárias com cobertura, onde se pode "esconder" um computador com monitor, uma impressora e o teclado. Outras oferecem móveis modulares, multifuncionais que permitem mudar e adaptar a configuração às suas necessidades.

A harmonia entre a vida familiar e profissional do teletrabalhador passa por disciplina e aprendizagem não só do teletrabalhador, como também dos elementos que compõem o agregado familiar que deverão saber e habituar-se, de forma natural, a respeitar os horários, necessidade de isolamento, necessidades específicas, a disponibilidade permanente de acesso ao equipamento de trabalho (telefone, computador, etc.).

No seu escritório, deverá possuir mobiliário adequado ao trabalho, como secretária e cadeira que respeitam as regras da ergonomia e iluminação adequada, para evitar o cansaço.

Sendo difícil conciliar tudo isto, ambiente familiar e de trabalho no mesmo espaço físico, podem ser definidas algumas regras de conduta como forma de garantir, até certo ponto, um ambiente de trabalho produtivo e agradável:

  1. Estabelecer limites rigorosos entre onde acaba o ambiente familiar e onde começa o ambiente de trabalho;
  2. Instalar armários exclusivamente para arquivo de assuntos de ordem profissional;
  3. Adquirir cadeira e secretária ergonomicamente desenhadas, de modo a minimizar a fadiga e o cansaço;
  4. Arrumar o espaço profissional e instalar uma iluminação que dê conforto e crie uma atmosfera adequada ao trabalho;
  5. Garantir que o equipamento necessário ao teletrabalho é exclusivamente utilizado com esta finalidade e está em boas condições de funcionamento;
  6. Estabelecer horários rígidos para as tarefas profissionais e para as tarefas domésticas (nomeadamente de modo a evitar barulhos e ruídos que possam distrair no trabalho);
  7. Faça com que os seus familiares próximos compreendam e respeitem o seu ambiente e os seus horários;
  8. Procure comportar-se como se se encontrasse no escritório habitual em presença dos seus colegas e do seu superior hierárquico.

 

Equipar o espaço

O equipamento necessário ao teletrabalho depende, naturalmente, da configuração tecnológica de suporte e do tipo de serviço prestado. No entanto necessitará presumidamente dos seguintes tipos de equipamento de suporte:

  • para à comunicação por voz - telefone fixo, telemóvel;
  • para à comunicação escrita ou videochamadas - computador, impressora, fax e Webcam, microfone, ligação à Internet;
  • equipamento auxiliar - sistema de energia assistida (UPS) e de proteção de dados (backup);

 

Como escolher o seu equipamento?

Em situações particulares poderá ser necessário outro tipo de equipamento específico com potencialidades e facilidades acrescidas. Deverá escolher o tipo de equipamento cujas funcionalidades respondam:

  • às necessidades e serviços que os utentes/colegas ou o município requerem;
  • às exigências técnicas do ambiente de teletrabalho.


 

Linhas de comunicação

Deverá ter no seu escritório uma linha de acesso a serviços de telecomunicações através de prestadores de serviços de telecomunicações e de acesso à Internet:

  • Operador de serviço telefónico - fixo ou móvel;
  • Prestador de Serviço Internet.

Existem diversas tecnologias de acesso à internet (ADSL, Cabo, Fibra). Mais importante que a tecnologia é velocidade da comunicação. O teletrabalhador deve contratar junto do prestador do serviço de comunicação uma velocidade que lhe permita desempenhar as suas funções de forma adequada às exigências do teletrabalho.

 

Sistemas funcionais

A escolha e instalação de equipamento informático para teletrabalho deve responder a critérios de qualidade e fiabilidade muito exigentes - se falhar o sistema de suporte à comunicação, o teletrabalhador terá a sua capacidade de trabalho drasticamente reduzida. Algumas ideias para ter em conta:

  • O equipamento informático e de suporte à comunicação deve responder estritamente às características e funcionalidades necessárias ao tipo de trabalho em causa;
  • Dadas as características do trabalho levado a cabo com meios informáticos deve ter-se em conta que também estes são falíveis pelo que deverá haver: sistema de backup e sistema de recurso;
  • Se o trabalho é desenvolvido em torno de um empregador único ou de um cliente específico, estabeleça a sua configuração de modo a garantir a compatibilidade absoluta entre o seu sistema e o sistema do seu empregador/cliente;

 

Escolha do mobiliário

O mobiliário constitui um elemento fundamental para o conforto, funcionalidade e, consequentemente, a produtividade do teletrabalho. O mobiliário básico considerado necessário consiste em:

  • secretária e cadeira;
  • mobiliário para o equipamento informático;
  • estantes, armários e arquivos;

Diferentes fabricantes de mobiliário apresentam produtos que permitem a instalação do equipamento informático e de telecomunicações, como também a passagem de cabos e fios típicos deste tipo de ambiente de trabalho.

 

Dicas finais

  • Arranje uma mesa em forma de "L" ou "U" - oferece mais espaço de trabalho, com muito espaço para manobras a sua volta;
  • Coloque todo o seu equipamento (computador, monitor, telefone etc.) numa das asas da secretária e deixe a outra parte livre para poder espalhar os seus documentos enquanto trabalha;
  • Arranje a secretária de maneira a não ficar de frente para a porta - isto vai impedir que faça contacto visual imediato com as pessoas que entram e vai diminuir o número de interrupções durante o dia;
  • Lembra-se que, por vezes, vai precisar de andar, espreguiçar, inclinar durante o dia. Pense bem o seu espaço;
  • Acrescente uma estante por cima da sua secretária e vai ficar com um ótimo lugar para guardar livros, documentos, manuais, equipamento pequeno e outras coisas que vai precisar ter por perto;
  • Evite ter muitos objetos pessoais - fotografias, plantas etc. - a encher a sua zona de trabalho;
  • Certifique que tem gavetas suficientes próximo da secretária - para logística, equipamentos pequenos, papel, consumíveis, ou seja quaisquer itens que precisa regularmente;
  • Leve 5 minutos cada dia para esvaziar e organizar a sua secretária antes de acabar de trabalhar - vai começar o dia seguinte com uma atitude muito positiva perante o trabalho.

 

Avaliar o espaço

Após alguns dias a trabalhar no seu espaço de teletrabalho, reavalie o seu modo de utilizar o espaço:

  1. Ainda tem suficiente área para dossiers, papéis, contas, cartas e projetos atuais?
  2. Usa as suas estantes de parede para guardar dossiers ou para arrumar lá as revistas?
  3. Deixa as coisas amontoarem-se em cima da sua secretária?
  4. Consegue aceder à impressora com facilidade? 

 

Recursos tecnológicos

Os recursos necessários ao teletrabalho - equipamento, software, redes e serviços - dependem:

  • da rede e arquitetura tecnológica de suporte;
  • do tipo e das características da atividade ou do serviço prestado pelo teletrabalhador.

O equipamento necessário está intimamente ligado ao processo de comunicação entre o teletrabalhador e a empresa que o emprega ou com os seus utentes/colegas.

Os recursos necessários não se confinam aos recursos necessários no seu local de trabalho. Poderá, em casos pontuais, vir a necessitar de instalações, equipamentos ou serviços que respondam a situações particulares.

 


Requisitos mínimos

Como requisitos mínimos para a realização de teletrabalho, temos, para a generalidade das aplicações:

  • Equipamento informático;
  • Acesso à internet.

 

O Computador

Em geral, e caso a atividade se desenvolva a partir de casa, é adequado possuir um computador pessoal seja ele um desktop ou um portátil com um monitor de média dimensão.

Dependendo da frequência e tipo de deslocações que será necessário efetuar poderá pensar-se na aquisição de computadores portáteis. Estes são muito cómodos e úteis para os teletrabalhadores móveis ou para apoiar o trabalho em deslocações ocasionais como a apresentação de um trabalho ou uma demonstração a um cliente.

 

Router

Um router é um dispositivo que encaminha pacotes de dados entre redes de computadores, criando um conjunto de redes de sobreposição. O router é o equipamento responsável pela divisão de sinal de internet, partilhado entre diferentes equipamentos sejam eles impressoras, desktops, portáteis etc.

Tipicamente, os routers domésticos fornecidos pelas operadoras de telecomunicações, são responsáveis também pela propagação do sinal WiFi da nossa rede doméstica, permitindo ligar equipamentos wireless.

Ao referir como requisito necessário para teletrabalho o computador e o router, suponha-se também a necessidade de software para que estes possam ser utilizados:

  • sistema operativo;
  • programas (por exemplo: programa de processamento de texto, folha de cálculo e base de dados);
  • utilitários para funções ou tarefas específicas (por exemplo: programa de desenho, editor de áudio);
  • conjunto de ferramentas de suporte à comunicação (browser Internet, programa de e-mail).

 

Linha telefónica ou telemóvel de serviço

A linha telefónica ou o telemóvel constitui o requisito mínimo à comunicação do teletrabalhador e serve de suporte à comunicação de dados (acesso à Internet ou transferência/transmissão de dados).

Embora o requisito mínimo para teletrabalho seja um acesso telefónico este pode revela-se nitidamente insatisfatório pois estando o teletrabalhador em casa - a trabalhar - não é prático partilhar o acesso telefónico / telemóvel entre utilização familiar e a utilização profissional.

O teletrabalhador deve estar acessível aos seus utentes/colegas e à sua empresa e não deve ser pressionado pelo ambiente familiar para interrupções, quebras de ritmo, distrações etc.

Por outro lado, sendo os custos destes acessos (linha telefónica ou telemóvel de serviço) suportados pelo empregador ou por um cliente, não fará sentido que a linha\telemóvel esteja ocupado deixando um cliente ou um contacto telefónico da empresa em espera, por um motivo que poderá ser de carácter social. Desta forma, recomenda-se, a existência de linhas independentes, para finalidades profissionais e para utilização familiar.

 

Sugestões para organizar o escritório em casa

1. Certifique-se que todas as pessoas em sua casa compreendem que este espaço é exclusivamente dedicado ao seu escritório, durante as horas de trabalho.

2. Escolha um espaço adequado para trabalhar. Enquanto possível, mantenha este espaço separado do espaço social ou do de uso privado da casa.

3. Escolha móveis confortáveis e iluminação adequada que irá contribuir para reduzir o cansaço, desconforto, tensão e mesmo prever potenciais lesões.

4. Arranje tabuleiros de entradas (sobrepostos) para a correspondência de entrada, saída e arquivada, num local integrado no posto de trabalho:

5. Arquivar, fazer e deitar fora.

Estas deveriam ser as únicas opções quando lida com documentos em papel. Se quiser arquivar para uso futuro, utilize o tabuleiro "Arquivo". Se está em causa uma ação ou tomada de decisão, poderá agir de imediato ou estabelecer uma data limite (guardá-la numa pasta para "Agir" bem à vista). Normalmente, 80% da correspondência que recebe pode deitar fora. É melhor fazer isto o mais cedo possível.

 

 

Algumas perguntas para fazer a si próprio(a) quando vai decidir se vale a pena guardar certos papéis ou não:

  • Se deitar isto fora o que (de grave) poderá acontecer?
  • Existe alguma forma alternativa de obter novamente este documento se for necessário no futuro?
  • O documento envolve algum prazo para resposta, tratamento ou encaminhamento?
  • Vai contribuir para melhorar a sua vida pessoal ou profissional se o guardar?
  • Envolvem algum tipo de consequências legais ou fiscais se deitar fora/destruir?

6. Arranje um caixote para lixo e um para recicláveis perto do lugar onde abre o correio. Vai facilitar o trabalho de deitar fora os papéis que não precisa de guardar.

7. Crie um tabuleiro para "Agir" onde vai guardar todos os papéis que necessitam uma ação da sua parte, seguindo um sistema de organização à sua escolha, que lhe permita resolver todos os assuntos em tempo útil.

8. Crie um sistema análogo para a organização dos ficheiros eletrónicos e ficheiros de documentos em papel. Construa um sistema simples que lhe permita encontrar aquilo que precisa em menos de 5 segundos.

9. Para os documentos que é legalmente obrigado(a) a guardar (em particular por períodos longos de tempo) ou para ficheiros que precisa, mas que raramente utiliza, crie ficheiros de arquivo. Poderá guardá-los num sítio menos acessível, como um armário ou mesmo na garagem ou arrecadação. Isto vai libertar um pouco o seu espaço de trabalho para os ficheiros de referência e para os que exigem ação imediata (os que vai precisar com mais frequência). Certifique-se que a área onde guarda as suas arquivas é segura e seca.

10. Utilize as paredes para gavetas e prateleiras onde poderá guardar livros, cadernos, revistas e a logística. Estes podem ser embutidas ou não.

 

Síntese

O local onde irá desempenhar a sua atividade como teletrabalhador é bastante importante, por isso deve escolher o local com muita atenção e assegurar que cumpre as condições mínimas para um espaço de trabalho.

Uma atmosfera confortável, com muito ar fresco e luz natural, é uma atmosfera que potencializa a produtividade. Se possível escolha uma decoração ao seu gosto de forma a que lhe ofereça o ambiente propício para o trabalho. Escolha uma mobília adequada que lhe permita ter organização e arrumação.

Escolha os equipamentos técnicos e de suporte mais adequados, em função das suas necessidades e do trabalho a desempenhar.